Konzeption 100% online? Warum nicht!

Die Zeiten ändern sich

Meine Kommunikationskonzepte entstanden bisher live im Workshop mit dem jeweiligen Auftraggeber. 1 bis 2 Tage saßen wir zusammen, um im Teamwork ein praktikables Konzept zu entwickeln. Jedes Mal, wenn ich gefragt wurde, ob ein solcher Konzeptionsprozess auch online durchführbar wäre, lautete meine Antwort: „Vergesst es! Funktioniert nicht!“

In Zeiten von Corona, in denen Präsenzworkshops nicht angesagt sind, heißt es umdenken und dazulernen. Ich habe mir einen Ruck gegeben und meine ersten virtuellen Konzeptionsworkshops getestet. Und siehe da: Ich hatte Unrecht, es funktioniert.

Online-Konzeption anders formatieren

Online wie offline entsteht jedes Konzept seriell. Die großen Arbeitsschritte bedingen einander und müssen nacheinander abgearbeitet werden. Erst wenn die Analyse beendet ist, kann der strategische Kurs fixiert werden. Erst wenn die Strategie fest umrissen ist, lässt sich die operative Umsetzung daran ausrichten.

Offline wird das Konzept kompakt zum Beispiel in einem 1-tägigen Workshop entwickelt. Das Team geht morgens in Klausur, arbeitet sich Schritt für Schritt voran und skizziert bis zum Spätnachmittag ein Konzept für die zukünftige Kommunikation.

Online sitzen die Teammitglieder dezentral im Büro oder Zuhause vor dem Bildschirm. Ein mehrstündiger Konzeptionsworkshop würde das Team überfordern, denn Konzentration und Ausdauer sind online geringer und der Teamgeist verfliegt schneller.

Deshalb muss der Prozess der Online-Konzeption anders formatiert werden. Ich habe erste Gehversuche gemacht und einen gangbaren Weg für meine Konzepte gefunden. Ich verbinde kurze Online-Meetings mit einer Schrittfolge von Einzeljobs, die von Teammitgliedern solo oder in Kleingruppen abgearbeitet werden. Parallel läuft über Messaging die permanente Abstimmung der Teammitglieder.

 

Bei meinen bisherigen Online-Konzeptionen lief die Teamarbeit über 2 bis 3 Wochen. Alle Beteiligten erledigten zwischendurch noch andere Aufgaben und verteilten ihre Konzeptjobs häppchenweise über die Zeit.

Alle Jobergebnisse wurden auf virtuellen Whiteboards dokumentiert und waren dort mit allen Entwicklungsschritten jederzeit für alle einsehbar. Sobald z. B. ein Teammitglied die Zielsetzung auf dem Whiteboard entworfen hatte, konnten alle anderen im Team den Entwurf kommentieren und ergänzen.

Tragende Pfeiler der Konzeptionsarbeit waren die gemeinsamen Online-Meetings zur Steuerung der Jobs. Am Anfang stand ein Kick-off. Das Team diskutierte und präzisierte die Problem- und Aufgabenstellung, erfasste die notwendigen Einzeljobs des Konzepts, teilte die Jobs untereinander auf und terminierte sie. Danach gab es drei kurze Meetings – jeweils am Ende von Analyse, Strategie und Umsetzungsplanung. In den Meetings, die max. 1,5 Stunden dauerten, sichtete das Team den Arbeitsstand des Konzepts auf den Whiteboards, nahm bei Bedarf Korrekturen und Optimierungen vor. Manche Schritte waren unstrittig und schnell verabschiedet, andere mussten erst ausdiskutiert werden. In Problemfällen wurde ein Job zur Nachbesserung an das/die verantwortliche(n) Teammitglied(er) zurückgegeben.

Nachdem Analyse, Strategie und Umsetzung fertig skizziert waren, schlossen sich zur Überprüfung kurze Reviews/Tests an. Das Team schaltete z. B. die Fachabteilung des Hauses online dazu, um die fachliche Richtigkeit des Konzepts sicherzustellen. Da Influencer Marketing eine zentrale Rolle spielte, jedoch niemand im Team Erfahrung hatte, kam in einem zweiten Review ein externer Experte hinzu, der seine Erfahrung einbrachte. Und schließlich wurden drei typische Vertreter der Zielgruppe online interviewt. Das Team erzählte ihnen die Story des Konzepts und ließ sie darauf reagieren. Durch die Erkenntnisse der Reviews (je ca. 30 Minuten) konnte das Konzept deutlich feinjustiert werden. Den Abschluss bildetet die Online-Präsentation des Kommunikationskonzepts vor den Auftraggebern: Das Team präsentierte, die Auftraggeber stellten Fragen und gaben (nach einigen Korrekturen) grünes Licht. 

Apps, Tools und Templates für Konzeptionsteams

Das Online-Teamwork benötigt drei große Hilfsmittel, um voll einsatzfähig zu sein: Den virtuellen Meeting-Raum für den Teamdialog, die Online-Whiteboards als Arbeitsfläche und ein Messaging-System für die Instant-Abstimmung zwischendurch. In der Minimalversion nutzt das Team bereits vorhandene Standardinstrumente. Für die Meetings kommen Skype oder FaceTime zum Einsatz, als Whiteboard wird ein online geteiltes Präsentationsprogramm wie PowerPoint oder Google Präsentationen genutzt, und zum Messaging kann das Team altmodisch mit E-Mails oder zeitgemäß mit WhatsApp arbeiten. Mit diesen Standards lässt sich ohne Aufwand und Kosten vernünftig arbeiten.

Wer es komfortabler haben will, der setzt spezielle Online-Anwendungen ein. Apps für Online-Meetings boomen in Corona-Zeiten. Über Zoom, Gotomeeting, Webex und andere Plattformen trifft man sich zu Kickoff, Konzeptionsmeetings, Reviews und Präsentation.

Zur virtuellen Zusammenarbeit auf Whiteboards lassen sich ebenfalls komfortable Apps einsetzen wie z. B. Mural, Miro oder Conceptboard. Über die Apps kann das Team die komplette Schrittfolge des Konzepts auf Whiteboards abbilden. Für viele der Schritte bieten die Apps bereits Dutzende von vorgefertigten Templates/Tools wie z. B. für SWOT, Customer Journey oder Timeline. Fehlt ein Template – z. B. für den Soll-/Ist-Vergleich – dann lässt sich die entsprechende Vorlage über die Werkzeugleiste in Nullkommanichts selbstbauen. Mit einem Klick ergänzt das übrige Team Kommentare und Alternativlösungen direkt auf den Whiteboards, alle werden über jede Änderung sofort automatisch benachrichtigt.

Wer spezielle konzeptionelle Schwerpunkte setzen will, dem reichen die gängigen Templates und Tools von Mural, Miro, Conceptboard und Konsorten möglicherweise nicht aus. Aber auch für solche Spezialfälle gibt es professionelle Abhilfe im Netz. Da kann man z. B. mit Userforge komfortabel eine Persona erschaffen, mit Uxpressia eine Customer Journey planen oder mit Mindmeister die Maßnahmen der Kommunikationskampagne in einer Mindmap abbilden.

Kommen in der Recherche-Phase des Konzepts große Mengen an Informationen zusammen, dann muss das Team Textdokumente, Infografiken, Fotos, Videos, Websites übersichtlich ordnen und ablegen, um jederzeit darauf zugreifen zu können. Dazu eignen sich Notiz-Apps wie OneNote, Evernote oder Notion.

Fällt mir noch ein App ein. Da in den letzten Tagen viel die Sonne scheint, konferiere ich bei offenem Fenster. Damit die Geräuschkulisse die gemeinsamen Meetings nicht stört, hat mir ein Teammitglied empfohlen, Krisp als Geräuschfilter dazwischenzuschalten. Dann würden Autoverkehr und Vogelgezwitscher fast unhörbar im Hintergrund verschwinden. Ich werde es ausprobieren.

Zu guter Letzt ein frommer Wunsch

Aber bitte Leute, übertreibt es nicht mit den vielen schicken, bunten Apps, Tools und Templates. Online-Tools sind kein Spielzeug und die Konzeptionsarbeit ist keine Spielweise. Der Grundsatz lautet: Weniger Apps und Tools helfen mehr.