Ein Auftrag winkt! Oder tut er nur so?

 

In den letzten Jahren ist es üblich geworden, dass für ein Kommunikationskonzept ein Vergabeverfahren durchgeführt wird und ich zuerst ein gründliches Angebot einreichen muss – und das nicht nur bei Aufträgen der öffentlichen Hand. Der Auftraggeber vergibt nicht an den Erstbesten, sondern vergleicht mehrere Angebote und wählt das Beste aus. Auch wenn es bei Konzeptaufträgen nie um Riesensummen geht, finde ich das vorgelagerte Entscheidungsverfahren okay – wenn da bei einer zunehmenden Zahl von Verfahren nicht dieses komische Bauchgefühl aufkeimen würde, dass sie möglicherweise nicht echt sind….

Ausschreibung als Attrappe

Ich kann es nicht beweisen, aber mir scheint, als seien manche Angebotsverfahren nur vorgeschoben, um dem Verfahren einen korrekten Anstrich zu geben. In Wirklichkeit ist die Entscheidung für einen Anbieter längst gefallen oder es gibt zumindest klare Sympathien, so dass meine Teilnahme von vorneherein zwecklos ist. Weil Kolleg/innen von ähnlichen Erfahrungen berichten, hat sich mein Verdacht weiter erhärtet. Aber wie komme ich dazu? Was sind die Verdachtsmomente?

Belastende Indizien

Die verdächtigen Angebotsverfahren laufen anders als die Regel ab. Falls nur 1 bis 3 der nachfolgenden Indizien auftauchen, würde ich sagen, das ist Zufall. Sobald aber 4 oder mehr eintreten, werde ich vorsichtig:

  • Die Ausschreibungsunterlagen sind formal und oberflächlich. Ich sehe ihnen an, dass sie schnell, schnell zusammengestellt wurden.
  • Die Angebotsunterlagen sind zwar oberflächlich, aber im Profil der Anforderungen plötzlich sehr speziell (auf den favorisierten Anbieter) zugeschnitten.
  • Der Auftraggeber ist ein Erstkontakt. Er kommt auf mich nicht über Empfehlung, er kennt mich auch nicht aus meinen Konzeptionsseminaren. Nein, er hat den Kontakt gegoogelt.
  • Die Zeit bis zur Angebotsabgabe ist untypisch kurz, nur wenige Tage. Möglich, dass die Entscheidung bereits gefallen ist, aber man zur Legitimierung schnell Vergleichsangebote benötigt.
  • Um ein Angebot abzugeben, muss ich vertiefende Fragen stellen. Doch die Abfrage läuft zäh, der fachlich Verantwortliche ist schwer erreichbar, und habe ich ihn endlich am Telefon, dann beantwortet er meine Fragen kurz angebunden und distanziert. Ich spüre, dass er das Gespräch schnell hinter sich bringen will.
  • Der Verantwortliche steht für Fragen überhaupt nicht zur Verfügung, sondern verweist auf Assistenten und Hilfskräfte, die alles andere als themensicher sind.
  • Ein telefonischer Kontakt wird kategorisch ausgeschlossen, lediglich schriftliche Fragen per E-Mail sind möglich. Die zurückgemailten Antworten sind einsilbig und trivial.
  • Über eine Blitzrecherche im Internet finde ich heraus, dass der Auftraggeber seit einiger Zeit vertrauensvoll mit einer Agentur/ einem Kommunikationsstrategen zusammenarbeitet. Die sozialen Medien lassen hier überraschend tief blicken.
  • Die Angebotsfrist ist abgelaufen und es dauert überlang, bis die Ablehnung kommt. Die Mail ist kurz, standardisiert, unpersönlich.

Business Ghosting

Muss ich einen kompletten Arbeitstag oder mehr für das Angebot investieren, dann lehne ich dankend ab, sobald viele der obigen Verdachtsmomente zusammenkommen. Muss ich wenig Zeit investieren, weil die Angebotsanforderungen niedrig sind, dann reiche ich auch bei Schummel-Verdacht ein.

In dem Zusammenhang will ich von einem neuen gruseligen Phänomen in Angebotsverfahren berichten. In Trenddeutsch heißt das Phänomen „Business Ghosting“. Ich habe meine Angebotsunterlagen fristgerecht abgegeben, das Verfahren ist abgeschlossen und ich warte………….., aber es kommt null Resonanz. Kein Auftrag, keine Ablehnung. Alles was bleibt, ist Schweigen.