16 Oktober 2017

Problem Präsentationstechnik

By | 2017-10-16T08:07:30+00:00 Oktober. 16th. 2017|Pitch und Präsentation|

Der Fluch der Präsentationstechnik

 

Präsentation mit Hindernissen

Letzte Woche war ich als Zuschauer zu einer Konzeptpräsentation eingeladen. Das Konzept war top, aber der Einsatz der Technik wies Mängel auf. Die Agentur hängte ihr Notebook an den vorhandenen Beamer und stieg nach einer kurzen Vorstellungsrunde in die Präsentation ein. Keine übliche PowerPoint, sondern eine flotte Prezi! Nur leider waren Beamer und Projektionsleinwand auf 4:3-Format und die Prezi-Präsentation auf 16:9 eingestellt, so dass bei vielen Präsentationsschritten Bild oder Text links oder rechts aus der Leinwand liefen. Damit nicht genug! Mitten im Vortrag war die Projektion plötzlich dunkel und die Präsentation musste für eine Fehlersuche unterbrochen werden. Es stellte sich heraus, dass der VGA-Stecker im Beamer nicht eingeschraubt war und locker saß. Hastig wurde der Fehler behoben und es konnte weitergehen. In der Eile hatte man allerdings den Stecker nicht gleichmäßig eingeschraubt, so dass plötzlich zur Freude aller Zuschauer ein mysteriöses Phantombild, das Darth Vader ähnelte, in der Projektion auftauchte.

Ein Höhepunkt der Präsentation waren die O-Töne von Repräsentanten der Zielgruppe. Tolle Idee, nur dass das Agenturteam vorher zwar den Lautsprecher angeschlossen, aber den Ton nicht überprüft hatte. Der Ton rann dünn und leise aus dem Beamer, nicht aus dem Lautsprecher. Ich saß hinten in der letzten Reihe und habe von den Statements nichts gehört.

 

Einsatzregeln für die Präsentationstechnik

Eine Konzeptpräsentation darf keinesfalls durch technische Probleme gefährdet werden. Aus dem Grund sind für jede Präsentation folgende Regeln unbedingt zu beachten:

  • Du checkst vorher Raum und Technik ab – Soweit möglich, versuchst du Raum und Technik bereits beim Briefinggespräch zu inspizieren und Schwachstellen zu erkennen. Ist das nicht möglich, dann fragst du vorher nach. Zum Beispiel: Hat der Beamer einen HDMI-Anschluss? Welche Auflösung? Wo steht der Beamer?
  • Du bringst alles mit – Oft hörst du vom Auftraggeber: „Ein USB-Stick mit Ihrer Präsentation genügt. Sie brauchen nichts mitzubringen, wir haben alles da!“ Das ist gut gemeint, aber verlasse dich nicht darauf. Es ist sicherer, du hast bis auf den Beamer alles in der Tasche und nutzt deine Technik. Zum Beispiel: Notebook, Kabel, Adapter, Presenter-Stick, Lautsprecher.
  • Du hast Deine Technik im Griff – Du kennst deine Technik und kannst sie sicher einsetzen, denn es wirkt nicht souverän, wenn du vor oder während der Präsentation über die eigene Technik stolperst. Zum Beispiel: Wenn Beamer und Notebook nicht miteinander wollen, dann ist dir klar, wie das Problem anzugehen ist. Du kennst deinen Presenter-Stick und weißt, was zu tun ist, wenn das Akku-Warnlicht aufleuchtet. Du blickst bei deinem Lautsprecher durch und kannst ihn sofort aufwecken, wenn er während der Präsentation in den Standby-Modus versinkt.
  • Du prüfst vorher die Technik – Direkt vor jeder Präsentation machst du – wie ein Pilot vor jedem Flug ­– einen Sicherheitscheck. Zum Beispiel: Sind die Kabelverbindungen fest? Stimmt das Projektionsformat? Verschluckt oder verfremdet der Beamer die Farben? Ist der Ton zu hören?
  • Du beseitigst Handicaps – Zur Präsentation nimmst du technische Widrigkeiten nicht hin, sondern schaffst dir bestmögliche technische Voraussetzungen. Zum Beispiel: Der Beamer hat zwar HDMI, aber es hängt ein VGA-Kabel dran: Du hast ein HDMI-Kabel dabei und tauscht aus. Der Beamer projiziert ein schiefes Bild: Du nutzt den Trapez-Ausgleich der Beamer-Fernbedienung, um das Bild gerade zu rücken. Der Beamer steht zu nahe an der Wand, so dass deine Projektion ausgesprochen bescheiden wirkt: Du schiebst den Beamer über den Konferenztisch, so lange bis das Bild die optimale Größe hat.
27 September 2017

Management Summary, Executive Summary, Abstract

By | 2017-09-27T08:16:02+00:00 September. 27th. 2017|Pitch und Präsentation|

Management Summary – Das Wichtigste in Kürze

 

Mythos Management Summary

Ein alter Richtsatz hält sich seit Jahren und ist nicht tot zu kriegen: „Jedes Konzept braucht als Einstieg ein Management Summary.“ Der Richtsatz ist nur ein Mythos, denn die Wirklichkeit sieht anders aus. Lediglich in rund 10% meiner Kommunikationskonzepte steige ich mit einem Summary ein. In fremden Konzepten, die ich im Laufe des Jahres auf den Tisch bekommen habe, sieht die Bilanz ähnlich aus. Ein Management Summary kommt vor, ist aber keinesfalls die Regel. Wie kommt es zu der Abweichung. Unfähigkeit? Nachlässigkeit? Ignoranz? Nein, wohl eher eine Portion kluge Voraussicht.

 

Kurzfassungen haben einen Haken

Sobald ich eine Zusammenfassung von ein bis zwei Seiten an den Anfang meiner Konzepte setze, stelle ich hinterher fest, dass meine Auftraggeber sich vom Summary verleiten lassen, den Rest des Konzeptes nicht mehr oder nur oberflächlich zu lesen. Das ist ja auch kein Wunder! Schließlich verrät ein Management Summary alles Wesentliche, da kommt beim Lesen der ausführlichen Version weder Spannung noch Erkenntnis auf. Man schaltet fast automatisch in den Überflugmodus.

In der Folge wird es schwierig, sich mit den Beteiligten über Details und Nuancen des Konzepts auseinanderzusetzen. Sie sind nicht drin im Thema, nur an der Oberfläche. Indem ich das Summary bewusst weglasse, halte ich die Beteiligten an, dem Konzept mehr Achtsamkeit zu schenken.

 

Gute Gründe für ein Summary

Dennoch macht eine Kurzversion bisweilen Sinn. In bestimmten Fällen stelle ich ein Management Summary an den Anfang des Konzepts:

  • Mein Konzept ist überlang und textreich geraten. Das passiert nicht oft, aber ab etwa 30 Seiten Konzepttext hat der Leser das Recht auf ein Summary, finde ich.
  • Es lesen Entscheider das Konzept, die wahrhaftig wenig Zeit und Geduld haben. Zum Beispiel der Vorstand, der von Termin zu Termin hetzt und zwischendurch stapelweise Material sichten muss, ist auf ein Summary angewiesen, mehr kann er definitiv nicht verarbeiten.
  • Es sichten Multiplikatoren das Konzept, die nur am Rande interessiert oder involviert sind. Zum Beispiel der Aufsichtsrat, der nur in Kenntnis gesetzt werden muss. Das Management Summary gibt ihm einen schnellen Überblick.
  • In manchen Fällen will ich auch verhindern, dass sich ein Entscheidergremium zu intensiv auseinandersetzt und tausend Bedenken aufkommen. Das Summary ist in dem Fall Prävention, denn Bedenkenträger finden in dem kurzen Text nur wenig Munition.
7 April 2017

Wenig Aufwand. Viel Wirkung. Pitch geht auch anders

By | 2017-07-13T15:11:11+00:00 April. 7th. 2017|Pitch und Präsentation|

Pitch as Pitch can?

 

Zu viel Pitch-Aufwand treiben

Ich liebe Pitches – die Wettbewerbe zur Etatvergabe an Agenturen. Da kommt Spannung auf und die abschließende Präsentation ist wie ein Pokalfinale beim Fußball. Ich möchte den Adrenalinstoß nicht missen, wenn ich als Freelancer für eine Agentur „in die Bütt“ gehe.

Ich hasse Pitches – weil sich die Agenturen für ein minimales Ausfallhonorar oder ganz für lau jede Menge Arbeit machen müssen. 5, 6 oder 7 Agenturen treten an. Jede Agentur investiert – in Selbstkosten gerechnet – einen Kleinwagen, aber nur eine kann den Etat gewinnen, die anderen haben für die Tonne gearbeitet. Mehrere nagelneue Kleinwagen verschwinden in der Tonne.

 

Plädoyer für den Workshop-Pitch

Es gibt eine Alternative. Sie wird leider viel zu selten genutzt, obwohl sie gut funktioniert. Der Auftraggeber lädt die Agenturen zum Workshop-Pitch ein. Mehrere Agenturteams (genau die Leute, die später für den Auftraggeber arbeiten sollen) gehen zum Pitch-Termin vor Ort in Klausur und erarbeiten in zwei Stunden spontan eine Konzeptskizze für die anstehende Kommunikationsaufgabe. In direktem Anschluss präsentieren und diskutieren die Teams im Wettbewerb nacheinander ihr Konzept vor dem Entscheidergremium des Auftraggebers.

In diesem schlanken Workshop-Prozess trennt sich die Spreu vom Weizen in Echtzeit. Es ist unmittelbar erkennbar, welches Agenturteam mit der Kommunikationsaufgabe überfordert war und welches Team ein gutes konzeptionelles Gespür hatte.

Ein Workshop-Pitch funktioniert nicht für jede Aufgabe. Für eine neue Markengestaltung oder eine komplexe Imagekampagne greift das Instrument zu kurz, aber in vielen Fällen ist der Workshop-Pitch sogar aufschlussreicher, weil authentischer als die klassische Wettbewerbspräsentation. Hinzu kommt: Die beteiligten Agenturen müssen keinen Kleinwagen investieren, ein Fahrrad reicht völlig aus.

1 November 2016

Konzeptpräsentation im Blick

By | 2017-07-13T15:16:45+00:00 November. 1st. 2016|Pitch und Präsentation|

Da guckst du! Konzeptpräsentation im Blick

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Jedes Kommunikationskonzept sollte präsentiert werden. Die mündliche Präsentation ist die große Chance, um das Konzept beim Auftraggeber durchzusetzen.

Es gibt zahlreiche Fachbücher und spezielle Seminare, die Tipps für die Performance der Präsentation geben. Da geht es um die Gestaltung der Folien, um die richtige inhaltliche Darstellung, um Mimik und Gestik.

Ein weiterer Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Präsentation ist der richtige Blickkontakt. Bitte verdrehen Sie jetzt nicht die Augen! Nein wirklich, der richtige Einsatz der Augen ist wichtig.

Ich erlebe ständig Präsentationen, da drehen sich die Vortragenden während der Präsentation ständig Richtung der projizierten Folien und verlieren die Zuhörer völlig aus dem Blick. Dadurch leidet die Überzeugungskraft erheblich.

Die Regel lautet: Wende dich den Zuhörern zu und schaue sie an. Auch sollte man versuchen, den Blick nicht auf einzelne Personen zu fixieren, sondern die Augen wandern zu lassen und alle in den Blick zu nehmen. Alle fühlen sich direkt angesprochen. Es gibt allerdings eine Ausnahme. Personen, die durch negative Gestik oder abfällige Bemerkungen, ihre Ablehnung zeigen, die ignoriert man. Denn jemand, der bei jedem Blickkontakt den Kopf schüttelt, kann den Vortragenden gehörig aus dem Konzept bringen.

Und noch eine Ausnahme gibt es. Beim Überbringen von schlechten Nachrichten schaut man die Zuschauer nicht an (…es sei denn, man will ihnen ausdrücklich ins Gewissen reden). Nehmen wir als Beispiel die Präsentation der SWOT-Analyse. Bei den Feldern der Stärken und Chancen gibt es direkten Blickkontakt. Anders bei den Feldern Schwächen und Risiken, hier empfiehlt es sich, die Zuhörer bewusst zu übersehen.

Wie bekommt man den Blickkontakt in Griff? Da hilft die Probepräsentation. Während der Probe sollte es nicht nur um Inhalte, sondern auch um Mimik, Gestik, Bewegung im Raum – und eben um den richtigen Einsatz der Augen gehen.

17 November 2015

Der Präsentationsvortrag

By | 2017-07-13T15:41:17+00:00 November. 17th. 2015|Pitch und Präsentation|

Genau. Ganz genau.

Präsenration

Was ist die häufigste in Präsentationsvorträgen artikulierte Floskel? Ist es vielleicht „Genau“?  Ja, genau! Ganz genau!

Ich sitze alle paar Wochen in einer Präsentation und staune immer wieder. In vielen Präsentationen bricht sich ein aggressiver Genauigkeitsvirus Bahn und führt teils zu heftigen Symptomen. Es ist wie eine Seuche, die vor allem Anfänger und Gelegenheitsvortragende befällt.

Längere Sinnzusammenhänge werden bevorzugt mit einem angehängten „Genau!“ finalisiert. Wobei das Genau nicht entschlossen und bekräftigend, sondern eher unsicher und selbstbestätigend klingt. Nachdem der Vortragende den Zusammenhang hergestellt hat, blickt er noch einmal fragend auf die Powerpoint-Folie, unsicher, ob noch etwas fehlt, um dann mit einem Genau dem gerade Gesagten den Dispens zu erteilen. Daran schließt sich stets eine kleine Pause an, in der das Genau nachwirken und sich beim Zuhörer setzen soll. Das verschafft dem Vortragenden Luft, um seine Gedanken für den nächsten Zusammenhang neu zu sammeln.

Peinlich genau wird es, wenn besagte Genau-Floskel ständig über die Lippen des Vortragenden kommt und den gesamten Vortrag kontrapunktiert. Und das erstaunlicherweise ohne jede Variation. Kein Exakt, kein Präzis, kein Akkurat, sondern immer wortwörtlich Genau! Mein Eindruck ist, dass durch den Drang zur Genauigkeit am Ende die fachliche Autorität des Vortragenden leidet. Genau.

3 Oktober 2015

Pitchbewertung

By | 2017-07-13T15:43:51+00:00 Oktober. 3rd. 2015|Pitch und Präsentation|

Wie viele Punkte im Pitch? Fortsetzung

pitch

Ich komme noch einmal auf meinen letzten Eintrag zur Punktewertung bei Pitches zurück. Nein, ich bin nicht gegen solche Messmethoden, habe aber stets ein ungutes Gefühl, wenn die Bewertung von komplexen Kommunikationskonzepten auf ein reines Punkte-Ranking reduziert wird.

Da ich schon unzählige Male im Rahmen von Pitches selbst präsentiert habe, werde ich bisweilen von Unternehmen und Institutionen als Pitch-Begutachter engagiert. In diesen Fällen rate ich meinen Auftraggebern stets zu einem einfachen Punkt-Check, um die Performance der Agenturen einzuordnen. Gleichzeitig rate ich aber davon ab, sich voll auf diesen Check zu verlassen. Die Punktewertung ist eine nützliche Orientierungshilfe, sie ersetzt aber nicht die kluge Abwägung und intensive Diskussion der bewertenden Entscheider. Beides muss zusammenkommen, damit ein tragfähiges Urteil getroffen werden kann.

Das bedeutet auch, dass ich meinen Auftraggebern empfehle, die Punktewertung nicht als absolut bindend zu sehen, sondern sich Entscheidungsspielraum zu lassen. Will sagen, die Agentur mit den meisten Punkten hat nicht automatisch gewonnen, der Entscheiderkreis kann sich aus triftigen Gründen über die Punkte-Ergebnisse hinwegsetzen. Ich kann mich konkret an zwei Fälle in den letzten Jahren erinnern, wo die Entscheider diesen Weg gegangen und damit gut gefahren sind. Beide Male hatte sich eine Agentur zwar rein punktemäßig durchgesetzt, aber die Beteiligten bekamen in der Diskussion ziemliche Bauchschmerzen. Beim ersten Pitch kam die Agentur dermaßen arrogant rüber, dass alle Beteiligten Angst vor den Qualen hatten, mit diesen Snobs über längere Zeit eng zusammenarbeiten zu müssen. Das andere Mal war die Kreation genial, eine tolle konzeptionelle Idee – das wurde von allen bestätigt, dennoch hatte die große Mehrheit der Entscheider das Gefühl, dass sie mit dieser Idee „in den falschen Anzug“ gesteckt werden. Trotzt aller Begeisterung, konnte man sich mit der Idee letztendlich nicht identifizieren.

11 September 2015

Bewertungen im Agenturwettbewerb

By | 2017-07-13T15:44:37+00:00 September. 11th. 2015|Pitch und Präsentation|

Wie viele Punkte im Pitch?

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In Wettbewerbspräsentationen – sogenannten „Pitches“ – treten mehrere Kommunikationsagenturen gegeneinander an. Die Beste soll gewinnen. Der Auftraggeber bewertet und wählt den Gewinner aus. Meist sind mehrere Personen in die Bewertung einbezogen: Führungskräfte, ausgewählte Mitarbeiter, bisweilen auch externe Experten. Sie bewerten anhand einer vorgegebenen Bewertungsliste, die aufgabenrelevante Kriterien definiert, für die jeweils Punkte vergeben werden. Die Agentur mit der höchsten Punktzahl gewinnt.

Dagegen ist erst einmal nichts einzuwenden, denn durch die Punktwertung wird das Ergebnis messbar und überprüfbar.

Neben mir liegt die Bewertungsliste eines laufenden Wettbewerbs für einen größeren PR- und Event-Auftrag. Sie besteht aus 32 – in Worten „zweiunddreißig“ – Kriterien, die alle einzeln bepunktet werden sollen. Kreativität, technische Qualifikation, konzeptionelle Stringenz usw. usw. Um dem Ganzen die Krone aufzusetzen, gibt es für jeden dieser Kriterien noch einen Gewichtungsfaktor. Die armen Leute, die diese Liste gewissenhaft ausfüllen müssen!

Grundsätzlich gilt die Regel, dass quantitative Bewertungslisten in Wettbewerbspräsentationen einfach und übersichtlich zu gestalten sind. Statt Punkte für jede Kleinigkeit zu vergeben, sollte man sich auf die entscheidenden Kriterien konzentrieren. Manchmal reichen schon drei Kriterien, fünf sind eine normale Größenordnung, bei sieben ist die Grenze erreicht und 32 Kriterien sind der totale Overkill!

22 Dezember 2014

Präsentationstechnik

By | 2017-07-13T15:58:38+00:00 Dezember. 22nd. 2014|Pitch und Präsentation|

Präsentationstechnik: Es geht voran!

Leinwand Was die technische Seite von Präsentationen angeht, blieb bei mir jahrelang alles beim Alten. In diesem Jahr ging es dann plötzlich in vielerlei Hinsicht voran:

  • Präsentation in 16:9 – 2014 waren erstmals alle meine Powerpoint-Präsentationen ausnahmslos im Format 16:9 angelegt. Nicht mehr das enge 4:3 von gestern. Im breiten Format wirken Präsentationen einfach großzügiger und offener.
  • Präsentation über HDMI – In den Konferenzräumen von Unternehmen und Institutionen reagierte man 2014 endlich nicht mehr irritiert, wenn ich mein HDMI-Kabel auspackte und digitalen Anschluss an den Beamer suchte. Es lief knapp die Hälfte meiner Präsentationen über HDMI statt über das veraltete VGA-Kabel. Vorteil von HDMI: Einstecken und fertig! Die Projektion an der Wand hat automatisch die optimale Qualität, ohne Nachjustieren an Beamer oder Notebook.
  • Präsentation ohne Stromkabel – Anfang des Jahres leistete ich mir ein neues Notebook. Seitdem nehme ich kein Stromkabel mehr zu Präsentationen und Vorträgen mit. Bis zu 6 Stunden fühle ich mich ohne Netz sicher. Vorbei ist das Kriechen unter den Konferenztisch zur Klappe mit den Steckdosen oder das Betteln um eine Verlängerungsschnur. Alles in allem benötige ich, wenn es darauf ankommt, keine Minute vom Betreten des Raumes bis zum Start meiner Präsentation.
  • Präsentation mit dem ipad – Lange Zeit war mir eine Präsentation über iPad und Beamer zu umständlich. Das hat sich 2014 geändert. Powerpoint für iPad ist auf dem Markt und läuft stabil. Deshalb verzichte ich neuerdings bei kurzen, unkomplizierten Präsentationen auf das Notebook, hänge einfach die kleine Apple-TV-Box an den Beamer, baue eine schnelle Peer-to-Peer-Verbindung zum iPad auf – und los geht’s! Kein Kabel stört mehr, ich kann mich mit dem Tablet in der Hand frei und ungebunden durch den Raum bewegen.

Fällt mir noch ein: Ich habe im letzten Sommer auch erstmals einen von diesen zierlichen Pico-Beamern ausprobiert. Von der Technik war ich allerdings nicht überzeugt. Nettes Spielzeug, aber Bildqualität und -größe lassen noch zu wünschen übrig.

3 September 2014

Eine Polemik

By | 2017-07-13T16:04:07+00:00 September. 3rd. 2014|Pitch und Präsentation|

Die Präsentationsfolie als Leergut. Eine Polemik

Blog-Zen

Referenten, die an den Zeitgeist glauben, nutzen in letzter Zeit gern diese leergeräumten, pseudoplakativen Präsentationsdesigns als Kulisse für ihren Fachvortrag.

Der Trend kam aus den USA. Meines Wissens fing es mit dem Buch „Presentation Zen“ von Garr Reynolds an. Textbasierte Folien überfordern die Zuhörer und lenken vom Wesentlichen ab, hieß es. Stattdessen wurden die „neue Einfachheit“ und die „hohe Kunst der Reduktion“ zur Erlösung von allem Powerpoint-Übel erklärt.

Seitdem beginnen die Vortragsfolien ihr Äußeres zu wandeln. Schlichte Fakten auf weißem Grund sind völlig out und werden durch vollflächige Fotos ersetzt – meist Stockfotos aus Fotoarchiven mit bedeutungsschwangeren Motiven wie „erfolgreicher Manager überwindet Hürde“ oder „motiviertes Team zieht an einem Strang“. Gern genommen werden auch esoterische anmutende Motive wie das „vergängliche Wort im Sand am Strand“ oder die „Erleuchtung im Gegenlicht einer Waldlichtung“.

Dazu gibt es dann keine spiegelstrichsteifen Textaussagen mehr, sondern kurze, bahnbrechende Erkenntnisse wie „Im Wandel liegt die Kraft“ oder „Ohne Content keine Awareness“.

Neulich saß ich als Zuhörer im Auditorium einer Marketingveranstaltung und gab mich den transzendenten Folien eines Powerpoint-Vortrags hin, konnte den tieferen Sinn nicht entdecken, sondern nur ästhetisierende Oberflächlichkeit. Da fiel es mir wie Schuppen von den Augen. Mir fiel ein altmodisches Wort ein, das nur selten verwendet wird, das die Sache aber in doppelter Hinsicht auf den Punkt bringt: Alles nur Blendwerk.

(Steinpyramide Copyright: © grafikplusfoto – Fotolia.com)

23 August 2014

Jetzt bei Slideshare

By | 2017-07-13T16:05:01+00:00 August. 23rd. 2014|Pitch und Präsentation|

Meine Skripte: Jetzt bei Slideshare

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Neulich beim Entrümpeln und Renovieren meiner Website stellte ich erschreckt fest, dass meine Skripte zur konzeptionellen Planung, die ich unter „Tipps & Tools“ zum Download bereit gestellt hatte, Baujahr 2009 und in die Jahre gekommen waren.

Ich habe daraufhin ein Wochenende geopfert, um die maßgeblichen Skripte komplett zu überarbeiten und zu aktualisieren.

slideshareBlogDie neuen Skripte entsprechen im Wesentlichen meinen „Handouts“, die ich auf Workshops den Teilnehmern an die Hand gebe. Ich habe die Skripte allerdings mit zusätzlichen Folien und Texten angereichert, damit sie sich selbsterklären.

Die vier Basisskripte zur Konzeptionslehre stehen nicht nur auf meiner Website www.schmidbauer-berlin.de, sondern zusätzlich auch auf Slideshare zum Durchklicken, Anschauen und Runterladen: