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Präsentation früh vorbereiten

Präsentation schon Thema im Briefinggespräch?

In der Konzeption steht das Briefing ganz am Anfang und die Präsentation schließt am anderen Ende die Konzeptentwicklung ab.  Doch bisweilen können die beiden Antipoden der Konzeption auch direkt aufeinandertreffen. Dann findet bereitet im ersten Briefinggespräch eine Präsentation statt.

Es passiert immer mal wieder, dass gleich zu Beginn des Briefinggesprächs der Kunde als Briefinggeber unterstützt von einigen Powerpoint-Folien seinen Status und seine Sicht der Aufgabe präsentiert. Dagegen ist nichts zu sagen, solange zwei Regeln eingehalten werden:

1. Die Präsentationszeit darf nicht auf Kosten der Fragezeit gehen. Ein Briefing ist per Definition eine kurze Frage- und Instruktionsrunde und wird deshalb gern mit einer Stunde angesetzt.  In den meisten Fällen reicht das auch völlig aus. Wenn dann allerdings in dieser knappen Zeit der Briefinggeber erst einmal zwanzig Minuten oder mehr für seine Präsentation verbraucht, dann kommt der Briefingnehmer mit seinen anschließenden Fragen fast zwangsläufig in Zeitnot. Deshalb ist es üblich und fair, die Präsentationszeit zusätzlich zur vereinbarten Fragezeit zu rechnen.

2. Die Präsentation muss substanziell aufgabenrelevant sein. Im Präsentationsvortrag sollten wichtige Fakten und Hintergrundinformationen für die Konzeption stecken und den Briefingnehmer ins Bild und auf Schiene setzen. Sinnvoll ist es außerdem, dem Briefingnehmer gleich am Tisch einen schriftlichen Ausdruck der Präsentation an die Hand zu geben, damit dieser sich in seinen anschließenden Fragen unmittelbar darauf beziehen kann. Lästig sind dagegen einleitende Präsentationen, die als hochglanzpolierte  Imageshows des Briefinggebers daherkommen und inhaltlich nur am Rande etwas mit der Kommunikationsaufgabe zu tun haben.  Sie stören die konzentrierte Arbeitsatmosphäre einer Briefingrunde.

Auch der Briefingnehmer greift im Briefinggespräch hin und wieder zum Instrument der Präsentation. Vor allem Agenturen rücken sich gern in einer kleinen einleitenden Präsentation ins richtige Licht. Falls die Agentur im Vorfeld des Briefings vom Kunden um eine Vorstellung gebeten wurde, geht das völlig in Ordnung, Es sollte aber dennoch kurz gehalten werden.  2 – 3 Minuten sind nach meiner Erfahrung völlig ausreichend. Unaufgefordert aus heiterem Himmel eine Agenturpräsentation an den Anfang des Briefings zu stellen, davon würde ich abraten. Auf mich wirkt so etwas unangenehm eitel. Man beweist sein Können nicht mit ein paar Selbstdarstellungsfolien, sondern mit einem souverän geführten Briefinggespräch. Zeigt, was ihr könnt!

By | 2017-07-15T15:53:03+00:00 Mai. 8th. 2013|Briefing und Analyse|